Das Startup Yokoy automatisiert die Verarbeitung von Spesenbelegen und die Firmenkarten-Administration mittels künstlicher Intelligenz. Dazu erhalten Unternehmen neu Firmenkreditkarten ganz ohne Gebühren à la Revolut.

Autor: Dominic Bleisch

Spesenabrechnungen sind heute zeitintensiv. Haben Mitarbeitende die Belege erst einmal eingereicht, müssen die Ausgaben entsprechend noch genehmigt und in der Buchhaltung korrekt verbucht werden. Diese routinemässigen Arbeiten gehören dank dem Startup Yokoy der Vergangenheit an. Das Jungunternehmen aus dem Zürcher Technopark hat eine Software basierend auf künstlicher Intelligenz entwickelt, die Spesenprozesse auf «Autopilot» stellt, wie es die Gründerinnen und Gründer auf der eigenen Homepage nennen. Basis der Software Expense Robot ist eine eigene App, in der Mitarbeitende die aufgelaufenen Spesen und ausgegebenen Beträge mittels Firmenkarten erfassen können. Dafür müssen Nutzer lediglich ein Foto schiessen und hochladen.

KI automatisiert und schützt vor Betrug

Die künstliche Intelligenz generiert daraus automatisch den Spesenbericht inklusive dem Belegdatum, dem Betrag, der bezahlten Mehrwertsteuer und sogar des Spesenbetreffs. Wurde mit einer Firmenkreditkarte bezahlt, ordnet das System die Buchung automatisch der richtigen Position auf der Abrechnung zu. Alles Prozesse, die bislang von der Buchhaltung viel repetitive Handarbeit erforderte, werden nun durch die künstliche Intelligenz voll automatisch basierend auf dem aufgebauten Wissen erledigt. Das hilft am Ende allen, die sich bislang gegen Ende Monat entnervt über die Abrechnung gebeugt haben und viel Zeit für die händische Zuordnung investieren mussten.

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In der Software lassen sich kundenspezifische Richtlinien festlegen, ab welchen Beträgen eingereichte Quittungen von Vorgesetzten in der App freigegeben werden müssen. Zudem erkennt das System dank künstlicher Intelligenz potenzielle Betrugsfälle. «Wir investieren viel in das interne KI-Forschungsteam. Unsere künstliche Intelligenz liest nicht nur Daten aus, sondern validiert die Belege, beispielsweise, ob die auf der Quittung angegebene Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen ist» sagt Co-Founder Philippe Sahli. «Die gesamte von uns entwickelte Validierung ist ein echter USP im Vergleich zu anderen Lösungen.» So müssen Vorgesetzte oder die Buchhaltung nur noch Belege prüfen, bei denen Daten fehlen, Angaben unklar sind oder Auffälligkeiten bestehen.

Neue Firmenkreditkarte à la Revolut

Seit Anfang September 2020 hat Yokoy für seine Kunden neu auch eine eigene Mastercard-Firmenkarte im Angebot. «Damit können wir Unternehmen à la Revolut Transaktionen praktisch ohne Gebühren anbieten», sagt Co-Founderin Melanie Gabriel. Die Firmenkreditkarte wird dabei für die Firmen kostenlos angeboten – es fallen also weiterhin nur die Lizenzgebühren für die angebotene Software an. Ganz im Sinne der Kunden, damit Kosten gesenkt werden können und dazu Spesenbelege erst noch möglichst auf «Autopilot» unterwegs sind.

Dieser Artikel erschien ursprünglich im Startup Magazin 2020.

Beitragsbild: Oliver Hochstrasser 

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